Créer et comprendre les Jeux de données

Qu’est-ce que c’est un jeu de données ?

Un jeu de données permet de regrouper un ensemble de données qui peuvent corréler ensemble. Il peut être hiérarchique, chaque niveau étant appelé une dimension. Ces jeux de données peuvent aussi contenir différentes traductions ce qui permet de faciliter son utilisation pour différents utilisateurs à travers le monde.

Ces Jeux de données sont gérés depuis Document Manager, depuis le menu Admin>Jeux de données.

A quoi ça sert ?

Ces jeux de données vous donnent la possibilité de créer une longue liste de valeurs et de les gérer facilement. Vous pouvez les mettre à jour régulièrement et automatiquement.

Les jeux de données sont surtout très pratiques dans les formulaires. En effet, si vous voulez afficher un champ déroulant qui peut changer dynamiquement en fonction d'autres données, vous pouvez utiliser l’outil liste déroulante (jeu de données) dans vos formulaires.

Imaginez vouloir ajouter une liste déroulante avec plus d’une centaine de valeurs dans un de vos formulaires, et vouloir traduire ce même formulaire dans différentes langues, afin de pouvoir vous simplifier la tâche et ne pas avoir à reproduire l’action plusieurs fois, il suffit de créer un seul jeu de données qui vous permettra d’ajouter cette liste déroulante et vous permettra d’effectuer les mises à jour en un seul endroit.

Comment ça se construit ?

Lors de la création de jeux de données, il est nécessaire de suivre la trame suivante : dimension_id,parent_code,code,fr-fr
 
La dimension correspondant au niveau que vous souhaitez créer.
Le parent_code est le code de la valeur qui se trouve au niveau au-dessus de la valeur que vous traitez.
Le code est le code crée pour cette valeur dans la dimension.
Puis ensuite vient l'intitulé que vous souhaitez afficher ainsi que ses traductions si besoin.  

Exemple

Prenons l’exemple d’un formulaire de demande dans lequel vous avez besoin d’une liste déroulante permettant de lier les informations relatives à la localisation d’un salarié. Vous souhaitez créer une liste déroulante qui permettra de sélectionner le pays, la région et la ville, tout en les faisant corréler dans cet ordre : Pays>Région>Ville.

Ainsi, cela donnerait la trame suivante :

dimension_id,parent_code,code,fr-fr,en-us

PAYS,,PAYS_FRANCE,FRANCE,FRANCE

PAYS,,PAYS_ALLEMAGNE,ALLEMAGNE,GERMANY

REGION,PAYS_FRANCE,REGION_BRETAGNE,BRETAGNE,BRITTANY

REGION,PAYS_ALLEMAGNE,REGION_BAVIERE,BAVIERE,BAVARIA

VILLE,PAYS_FRANCE.REGION_BRETAGNE,VILLE,RENNES,RENNES

VILLE,PAYS_ALLEMAGNE.REGION_BAVIERE,VILLE,MUNICH,MUNICH

Note: la ligne PAYS,,PAYS_FRANCE,FRANCE,FRANCE ne contient aucun parent_code en deuxième position, néanmoins il est nécessaire de conserver le même nombre de virgules séparatrices que dans le modèle afin que le système puisse correctement lier chaque éléments de vos valeurs à ceux du modèle.

Cela permettra de sélectionner les données comme cela par la suite :

Ainsi, imaginons que vous avez deux salariés, un est basé à Rennes en France, l’autre est basé à Munich en Allemagne. Le premier sélectionnera donc d’abord le pays France, ensuite, dans la liste des régions, seules les régions de France apparaîtront, ensuite après avoir cliqué la Bretagne, seules les villes identifiées comme étant liée à la valeur Région Bretagne apparaîtront dans la liste des villes.

Limites

Les jeux de données ne peuvent pas avoir plus de :
- 10 dimensions
- 400 000 valeurs

Nous ne créons pas de fichier pour fournir un rapport après l'exécution d'une synchronisation d’un jeu de données.

Résumé

Ce qu’il faut retenir, c’est avant tout les différents avantages qu’offrent les jeux de données :

• La possibilité de gérer vos données en un seul endroit
• La possibilité de mettre à jour les données régulièrement et facilement
• La possibilité d’exploiter des jeux de données dans plusieurs formulaires
• La gestion de plusieurs langues en un seul endroit