Créer un modèle PDF

Pourquoi créer un modèle PDF ?

Les modèles de PDF permettent la signature électronique de fichiers PDF et leur sauvegarde dans ou en dehors de HRSD. Ils peuvent également être téléchargés et imprimés. 

Comment configurer un modèle PDF ?

1) Créer le formulaire de processus

Pour créer votre modèle PDF, vous devez au préalable créer un formulaire de processus. Pour cela, RDV dans l'onglet Menu > Admin > Configuration de processus > Formulaires > Nouveau Formulaire

Important : le formulaire doit être le miroir du fichier PDF.

Afin de faciliter la concordances des champs du formulaire avec les champs du modèle PDF, les noms du champ du formulaire doivent être identiques à ceux du modèle PDF. Vous les trouverez dans l'onglet "Préparer le formulaire", dans la section "CHAMPS" :

Cela garantit également le fait que, lors de la complétion digitale des champs, les réponses soient positionnées aux emplacements idoines.

2) Créer le modèle PDF

Avant de pouvoir créer votre modèle PDF dans HRSD, vous devez au préalable le construire à l'aide d'Acrobat Reader Pro.

Comment préparer votre modèle PDF ?

Avant toute modification du fichier PDF que vous allez utiliser, veuillez en faire une copie. Il faudra ensuite en supprimer tous les champs spécifiques en utilisant l'option "Modifier le fichier PDF"  : 

Il faudra également identifier la taille des caractères et la police utilisées.

Informations générales :

Afin de configurer les champs de votre formulaire, vous devrez vous rendre dans l'onglet "Préparer le formulaire : 

Puis vous positionner sur chacun des champs, effectuez un click-droit, puis cliquez sur "propriétés"

Il faut noter que :

• Le nom des champs est unique et ne peut pas contenir de caractères spéciaux :

• Cocher l'option "Lecture seule" permet d'empêcher la modification du PDF à l'issue du processus.

• Les champs supportés par le modèle PDF sont :
  • Les textes courts
  • Les textes longs
  • Les nombres
  • Les adresses mail
  • Les cases à cocher
  • Les boutons radios
  • Les listes déroulantes
  • Les dates (le format sera aaaa/mm/jj)

Aspect : police et taille des caractères

Pour un rendu harmonieux de votre document, utiliser la même police et la même taille de caractère que dans le document original :

Position :

L'onglet position vous permet de déterminer les coordonnées du champ, ainsi que sa hauteur et sa largeur : 

3) Lier le fichier PDF au modèle PDF

Afin de compléter une tâche du type "Remplir un PDF", vous devez créer un modèle PDF, le lier à un formulaire, et faire correspondre les champs du formulaire aux champs du fichier PDF (d'où l'importance de créer un fichier PDF et un formulaire identiques).

Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Menu>Admin>Configuration de processus>Modèle PDF>Créer un PDF remplissable

Vous allez devoir nommer le modèle et télécharger le modèle PDF créé lors de l'étape 2).

Le champ "Formulaire lié" va vous permettre d'effectuer la liaison avec le formulaire créé à l'étape 1). Le fait d'ajouter un type de document est fortement conseillé afin de permettre l'archivage du PDF qui sera généré dans le processus :

Une fois le modèle créé, vous accédez aux paramètres des champs du formulaire : cliquer sur "Faire correspondre les champs PDF" :

Vous pouvez désormais lier les champs du fichier PDF à ceux du formulaire en sélectionnant et en faisant correspondre chaque champ dans le menu déroulant :

i) Chaque champ doit être manuellement sélectionné dans la liste déroulante afin que la correspondance des champs soit effectivement sauvegardée.

Cliquer ensuite sur "Enregistrer la correspondance des champs". Le nouveau modèle PDF est désormais accessible depuis l'onglet dédié et prêt à être utilisé dans une tâche du type "Remplir un PDF".

Si votre fichier PDF contenait un champ de signature, vous avez la possibilité de le faire correspondre également grâce à la section "Paramètres de signature électronique" :

Il faudra indiquer le nom du champ (correspondant au nom indiqué dans le fichier PDF), et les coordonnées de signature (pour identifier la position de votre signature : cliquer ici)